Khi công ty thực hiện khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân (TNCN), có bắt buộc Công ty phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân được khấu trừ.

Khi công ty thực hiện khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân (TNCN), có bắt buộc Công ty phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân được khấu trừ?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu xác nhận số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mà cá nhân đã bị khấu trừ tại nguồn khi nhận thu nhập từ tổ chức hoặc cá nhân chi trả. Chứng từ này có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và xác thực các khoản thu nhập cũng như số thuế đã nộp, giúp cá nhân có cơ sở đối chiếu khi quyết toán thuế hàng năm

Theo quy định của pháp luật thuế hiện hành tại Việt Nam, khi công ty hoặc tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN, tổ chức đó phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu cá nhân có yêu cầu. Được thể hiện Tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định như sau:
 

Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

+ Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

+ Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

Chứng từ khấu trừ thuế thể hiện rõ ràng số tiền thuế đã khấu trừ, thu nhập chịu thuế, và các thông tin cần thiết khác.

Ngoài ra, chứng từ khấu trừ này cũng giúp cá nhân tự quyết toán thuế, đặc biệt khi cá nhân có nhiều nguồn thu nhập hoặc cần hoàn thuế nếu đã đóng thừa.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp cá nhân xác minh và bảo vệ quyền lợi về thuế của mình, đồng thời là căn cứ quan trọng khi có nhu cầu hoàn thuế hoặc xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến thuế.