Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót mới nhất 2025 – Cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: các trường hợp thường gặp, mẫu thông báo, và lưu ý cho kế toán doanh nghiệp.
QUY TRÌNH XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT
(Cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP – hiệu lực từ 01/06/2025)
Trong quá trình làm việc, không ít doanh nghiệp gặp trường hợp hóa đơn điện tử phát sinh sai sót – có thể do nhập nhầm mã số thuế, thuế suất, hay tên người mua.
Từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn sai sót đã có quy định rõ ràng, linh hoạt hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và tránh rủi ro khi kê khai thuế.
⚙️ 1. Quy trình xử lý theo từng trường hợp
Dưới đây là tóm tắt các tình huống sai sót thường gặp và cách xử lý đúng theo quy định mới:
| Trường hợp | Cách xử lý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sai tên/địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác đúng | Người bán thông báo cho người mua và gửi thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. Không phải lập lại hóa đơn. | Đây là lỗi dễ xử lý nhất, chỉ cần thông báo đúng mẫu. |
| Sai mã số thuế, sai tiền, thuế suất hoặc sai hàng hóa/dịch vụ | Hai bên (người bán và người mua, nếu là tổ chức) lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. | Cần chọn đúng hình thức điều chỉnh hay thay thế. |
| Nhiều hóa đơn sai cùng người mua trong cùng tháng | Được phép lập 1 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai, kèm bảng kê hóa đơn gốc bị sai. | Giúp giảm thủ tục nếu lỗi lặp lại. |
| Cơ quan thuế phát hiện và gửi thông báo | Người bán rà soát theo thông báo của cơ quan thuế (Mẫu 01/TB-RSDT) rồi thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn. | Cần phản hồi đúng và đầy đủ để tránh bị xử phạt. |
🧾 2. Lưu ý quan trọng dành cho kế toán doanh nghiệp
-
Không tự ý “hủy” hóa đơn điện tử
Nếu hóa đơn đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế hoặc đã cấp mã, việc hủy không còn được chấp nhận theo Nghị định 70/2025.
👉 Thay vào đó, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. -
Khi lập hóa đơn điều chỉnh:
-
Ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … Ký hiệu … Số … ngày … tháng … năm …”
-
Nếu điều chỉnh tăng thì ghi “+”, điều chỉnh giảm thì ghi “-”.
-
-
Khi lập hóa đơn thay thế:
-
Ghi dòng: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … Ký hiệu … Số … ngày … tháng … năm …”
-
-
Văn bản thỏa thuận giữa hai bên
-
Bắt buộc nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
-
Cần lưu trữ để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
-
-
Thời hạn gửi thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT):
-
Gửi chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn sai.
-
-
Kê khai bổ sung khi điều chỉnh hóa đơn đã khai thuế:
-
Nếu giá trị điều chỉnh làm thay đổi doanh thu hoặc thuế GTGT đầu ra/đầu vào, cần kê khai bổ sung tăng hoặc giảm tương ứng.
-
-
-
Doanh nghiệp nên kiểm tra hóa đơn ngay khi phát hành, đặc biệt là mã số thuế, giá trị hàng hóa, và thuế suất.
-
Khi phát hiện sai sót, hãy thực hiện điều chỉnh sớm trong cùng kỳ kê khai để tránh ảnh hưởng đến báo cáo thuế.
-
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, văn bản thỏa thuận, và thông báo gửi cơ quan thuế để đảm bảo minh bạch khi quyết toán.
📞 Hotline tư vấn miễn phí: 0985 530 657
🌐 Website: ketoancatphuong.com – dichvuketoanthuegiare.com.vn
💬 Fanpage: Kế toán Cát Phượng – Đồng hành cùng doanh nghiệp
Xem thêm