Phân vân giữa việc thuê kế toán cố định hay dịch vụ kế toán?

Phân vân giữa việc thuê kế toán cố định hay dịch vụ kế toán? Là một công ty mới thành lập, chúng tôi đang đứng trước quyết định quan trọng là nên thuê một nhân viên kế toán cố định, hay hợp tác với một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp bên ngoài? 

Là một công ty mới thành lập, chúng tôi đang đứng trước quyết định quan trọng là nên thuê một nhân viên kế toán cố định, hay hợp tác với một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp bên ngoài? 

Là người sáng lập, tôi chưa thực sự hiểu rõ toàn bộ các công việc kế toán mà doanh nghiệp cần phải thực hiện. Từ việc ghi nhận các giao dịch tài chính hàng ngày, lập báo cáo tài chính định kỳ, quản lý thuế, cho đến các thủ tục pháp lý liên quan, tất cả đều mới mẻ và phức tạp. Tuy nhiên, tôi hiểu rằng một hệ thống kế toán chính xác và hiệu quả là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển lâu dài của công ty.

Với cương vị kế toán làm việc nhiều năm, Kế toán Cát Phượng xin nêu ra một số chi tiết để chủ doanh nghiệp hiểu rõ và đưa ra lựa chọn phù hợp:

• Nếu thuê một kế toán cố định, công ty sẽ có sự linh hoạt hơn khi xử lý các vấn đề tài chính ngay tại chỗ. Nhân viên kế toán cũng có thể nắm rõ hơn về tình hình công ty và hỗ trợ các quyết định nhanh chóng khi cần thiết. Tuy nhiên, việc duy trì một nhân viên kế toán cố định sẽ đòi hỏi một khoản chi phí lớn cho lương, bảo hiểm, và các chi phí nhân sự khác - điều này là gánh nặng cho một công ty mới với ngân sách hạn chế.
• Ngược lại, nếu lựa chọn dịch vụ kế toán bên ngoài, công ty có thể tiết kiệm chi phí và không phải lo lắng về việc tuyển dụng, đào tạo hay tuân thủ các quy định mới về kế toán. Dịch vụ này với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, có thể đáp ứng các nhu cầu về thuế, báo cáo tài chính và tư vấn pháp lý. Tuy nhiên, sự giao tiếp và độ linh hoạt có thể bị hạn chế khi công ty cần thay đổi hoặc xử lý các vấn đề gấp.

Vì vậy, Chủ doanh nghiệp cân nhắc giữa hai lựa chọn này để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho công ty ở giai đoạn khởi đầu.

Dưới đây là danh sách các công việc kế toán quan trọng mà một doanh nghiệp cần thực hiện, giúp chủ doanh nghiệp cân nhắc giữa việc thuê kế toán cố định hay sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài:

1. Ghi nhận và quản lý giao dịch tài chính

• Theo dõi và ghi nhận toàn bộ các giao dịch thu - chi hàng ngày của doanh nghiệp.
• Kiểm tra và đối chiếu các tài khoản thu ngân, tài khoản ngân hàng.
• Theo dõi công nợ phải thu, phải trả và tình hình thanh toán của khách hàng, nhà cung cấp.

2. Lập báo cáo tài chính

• Chuẩn bị báo cáo tài chính định kỳ như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Kiểm tra, đối chiếu các số liệu và lập báo cáo tổng hợp để phục vụ cho việc đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.

3. Kế toán thuế

• Tính toán, khai báo và nộp các loại thuế như thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác.
• Thực hiện việc kê khai thuế hàng tháng, quý và làm quyết toán thuế cuối năm.
• Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định về thuế, tránh các rủi ro về phạt vi phạm.

4. Quản lý lương và bảo hiểm

• Tính toán và trả lương cho nhân viên, bao gồm các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại bảo hiểm khác.
• Lập hồ sơ tham gia bảo hiểm cho nhân viên mới và quản lý các chế độ bảo hiểm theo yêu cầu của pháp luật.

5. Tư vấn tài chính và lập kế hoạch ngân sách

• Hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách, dự báo tài chính để giúp doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng nguồn lực tài chính hiệu quả.
• Tư vấn các chiến lược giảm chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận.

6. Kiểm tra, kiểm soát nội bộ và báo cáo quản trị

• Kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro tài chính bằng cách kiểm tra các khoản thu - chi, quy trình thanh toán.
• Lập các báo cáo quản trị, giúp ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình tài chính theo từng giai đoạn và ra quyết định nhanh chóng.

7. Làm việc với cơ quan chức năng

• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu khi có yêu cầu thanh kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác.
• Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu pháp lý về kế toán và tài chính.

Cân nhắc giữa hai lựa chọn

• Kế toán cố định sẽ phù hợp nếu doanh nghiệp có nhiều giao dịch hàng ngày, cần báo cáo tài chính thường xuyên và cần sự linh hoạt trong xử lý các vấn đề kế toán.
• Dịch vụ kế toán bên ngoài phù hợp nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí, không cần một nhân viên cố định hoặc chỉ cần các báo cáo định kỳ. Dịch vụ này cũng hữu ích khi công ty muốn tận dụng các chuyên gia về thuế và kế toán nhưng chưa cần tuyển dụng nhân sự nội bộ.

Chủ doanh nghiệp nên cân nhắc mức độ phức tạp của công việc kế toán, nhu cầu tư vấn tài chính và quy mô hoạt động để đưa ra lựa chọn hợp lý nhất.